Réfléchir à la mise en place du dossier unique de l’usager nécessite de définir des procédures de gestion du dossier social en clarifiant le contenu du dossier de l’usager et son utilisation ainsi que son archivage et les conditions dans lesquelles les usagers peuvent y avoir accès.
Il convient tout d’abord de préciser que la réglementation applicable n’édicte pas une obligation à mettre en place un dossier unique de l’usager (DUU), mais qu’indirectement, la réglementation oblige l’institution sociale ou médico-sociale à mettre en place le dossier unique de l’usager. En effet, la réglementation qui donne à l’usager le droit d’accès aux documents qui le concernent, oblige l’institution à s’organiser pour que les écrits qui concernent un usager donné soient facilement accessibles. Enfin, la pluridisciplinarité et ou la continuité de la prise en charge obligent l’institution sociale ou médico-sociale à réfléchir au partage d’informations entre les différents professionnels qui prennent part à l’accompagnement par le biais du dossier de l’usager.
Avant d’exposer les enjeux d’une telle réflexion autour du dossier unique de l’usager, il convient de définir ce qu’est ce dossier unique de l’usager : c’est l’interface des pratiques pluri-professionnelles, il rassemble les données écrites utiles pour rendre compte d’une situation afin de faciliter la compréhension, l’émergence d’un diagnostic, la conception de propositions et de plans d’action, et leur évaluation.
Il permettra ainsi d’assurer la mémoire des actions entreprises et faciliter la compréhension du parcours de la personne au sein de l’institution dans ses composantes tant administrative, éducative, sociale, pédagogique et thérapeutique
Accompagner un établissement dans la mise en place du dossier unique suppose donc d’accompagner l’équipe pluri professionnelle dans une réflexion autour des écrits qu’elle produits :
Quelles informations doivent être retranscrites dans le dossier? Sous quelle forme ? Quels sont les professionnels qui y auront accès ? Outre le fait de se questionner sur la garantie de la confidentialité, il convient aussi de se questionner sur l’efficacité de l’accompagnement au travers du partage des informations écrites.
La Principale règle de fonctionnement pour la mise en place du dossier unique de l’usager est que tous les écrits professionnels relatifs à l’accompagnement devront être consignés dans le DUU.
Ainsi, chaque professionnel qui prend part à l’accompagnement réalisé dans l’établissement sera responsable de la consignation écrite des éléments qui relèvent de sa compétence.
Bien sûr, ces écrits devront respecter la dignité des usagers sans trahir la réalité de la situation.Le dossier devra être actualisé : toute information faisant état d’une évolution, d’un fait marquant, toute décision prise en réunion, réflexion issue d’une réunion devra aboutir dans le dossier de l’usager.
Pour garantir le respect de la vie privée, le partage d’informations au sujet de l’usager doit répondre à des critères de non excessivité des informations transmises, de nécessité et d’utilité pour l’accompagnement. La mise en place du dossier unique ne signifie pas le partage exhaustif de toutes les informations qui y sont consignées entre tous les professionnels qui prennent part à l’accompagnement.
Afin de ne pas tout partager entre membres de l’équipe pluri professionnelle, il est donc fortement recommandé d’instaurer deux niveaux d’accès dans la transmission d’informations : les transmissions ciblées qui sont des éléments accessibles au seul rédacteur ou tout autre professionnel du même corps de métier, et des éléments partagés en direction de l’équipe pluridisciplinaire. Ce type d’accès plus ou moins large au dossier est facilement envisageable avec un dossier informatisé.
L’usager doit être informé que dans le cadre de son accompagnement des échanges d’informations entre membres de l’équipe pluri professionnelles et avec des partenaires seront réalisés dans ce cadre déontologique.
Une fois ces questions clarifiées et pour clore la réflexion sur le dossier unique de l’usager, il conviendra de régler
la question de l’archivage du dossier en élaborant un tableau de gestion du dossier validé par les archives départementales qui fixera une durée d’utilité administrative du dossier
Il est important de conserver à l’esprit que l’établissement sera responsable de la conservation des dossiers qu’il a produit pendant la totalité de la durée d’utilité administrative du dossier(DUA) période au cours de laquelle l’usager pourra demander à accéder à son dossier.
Ce n’est qu’à l’issue de ce délai que l’établissement pourra se dessaisir de ses dossiers en versant aux archives départementales une partie de ses dossiers et en étant autorisé par les archives départementales à détruire une autre partie des dossiers qu’il aura produit. Rares sont les institutions sociales et médico-sociales qui se sont rapprochées des archives départementales, en l’absence de conventionnement avec ces dernières l’établissement est responsable sans limitation de durée des archives qu’il produit.
Si les enjeux autour de la mise en place du dossier unique de l’usager sont importants les risques autour de la mise en place d’une telle procédure le sont tout autant.
Il faudra en effet veiller à ne pas complexifier la consignation écrite et rigidifier les pratiques professionnelles. Il est donc impératif d’accompagner les membres de l’équipe pluridisciplinaire dans l’appropriation des outils et d’envisager les évolutions, les pistes d’amélioration des outils qui seront créés à l’issue de la procédure.
